خزنة المستندات
خزنة المستندات هي المكان المركزي لكل عقد وشهادة وسياسة وملف في مؤسستك. قابلة للبحث، مُصدَّرة، مع تنبيهات انتهاء الصلاحية.
ما يدخل في الخزنة
- عقود الموظفين، NDAs، اتفاقيات الملكية الفكرية
- عقود الموردين و SLAs
- السياسات والكتيّبات
- الشهادات (التدريب، التراخيص، التأمين)
- مستندات الامتثال (الإيداعات التنظيمية)
- أي شيء آخر يستحقّ الاحتفاظ به ببنية
إضافة مستند
- الشريط الجانبي ← المستندات ← الخزنة ← رفع.
- أفلِت ملفاً (PDF، صورة، مستند Office).
- اضبط:
- العنوان — ما اسمه.
- الفئة — عقود، سياسات، شهادات، إلخ.
- مرتبط بـ — موظف / مورد / مشروع / أصل (اختياري لكن موصى به).
- تاريخ انتهاء الصلاحية — للأشياء التي تحتاج تجديداً.
- احفظ.
البحث
بحث الخزنة سريع وشامل:
- اسم الملف، العنوان، الفئة
- داخل ملفات PDF الممسوحة ضوئياً — يعمل OCR على كل رفع
- الكيان المرتبط (ابحث عن كل مستند حول Acme Corp)
الصلاحيات
لكل مستند رؤية:
- عام للمؤسسة — أي شخص يستطيع القراءة.
- القسم فقط — محدود لقسم واحد.
- الموارد البشرية فقط — مستندات الموارد البشرية الحسّاسة.
- المالك + المسمَّون — الأكثر تقييداً.
الإصدارات
إعادة رفع ملف بنفس العنوان تطلب: استبدل كإصدار جديد؟ اختر نعم للاحتفاظ بالتاريخ؛ لا لرفعه كمستند منفصل.