الموافقة على المصاريف

تتدفّق تقارير المصاريف من الموظفين إلى المدراء إلى المالية. يتعامل مركز الموافقات مع التوجيه؛ يغطّي هذا المقال دورة الحياة.

كيف يقدّم الموظف مصروفاً

1. من بوّابة الموظف، اضغط المصاريف ← تقرير جديد.
2. املأ:
   • العنوان — مثلاً "سفر مؤتمر تل أبيب — مارس 2026".
   • الفترة — النطاق الزمني المُغطَّى.
   • العملة — معظم سير العمل افتراضياً للعملة الأساسية لعميلك.
3. أضف بنود لكل مصروف:
   • التاريخ، الفئة (سفر، وجبات، معدّات)، المبلغ، الوصف.
   • الإيصال — ارفع صورة أو PDF. يستخرج OCR تلقائياً الإجمالي والتاريخ إذا كانت الصورة نظيفة.
4. أرسل.

تدفّق الموافقة

سير عمل نموذجي للمصاريف:

يفتح موافق كل خطوة التقرير، ويراجع كل بند، ويوافق / يرفض / يطلب تعديلات.

السداد

بمجرد الموافقة الكاملة، يذهب التقرير إلى بانتظار الدفع. المالية:

1. صفِّ المصاريف ← المعتمَدة.
2. صدّر بالجملة إلى بنكك أو نظام محاسبتك.
3. علّم كـمدفوع عند تنفيذ التحويل.

يرى الموظف تحديث الحالة في بوّابته.

OCR للإيصالات

عند رفع إيصال:

• يستخرج النظام الإجمالي والتاريخ واسم البائع.
• يملأ تلك الحقول مسبقاً لك.
• يمكنك تجاوز أي شيء خاطئ.

هذا يقلّل بشكل كبير وقت إدخال البيانات. الإيصالات التي تفشل في OCR (مكتوبة بخط اليد، ضبابية) تحتاج فقط لإدخال يدوي.

البدلات اليومية

للرحلات بعلاوات يومية:

1. Admin ← Expense Categories — اضبط فئة "بدل يومي" بمعدّلات افتراضية.
2. في بند التقرير، اختر "بدل يومي" — يُملأ المبلغ تلقائياً بناءً على عدد الأيام.

الامتثال

• كل موافقة ورفض مسجَّلان في سجلّ النشاط.
• تُخزَّن الإيصالات في خزنة المستندات، مرتبطة بتقرير المصاريف.
• تُحفَظ التقارير وفقاً لسياسة الاحتفاظ لديك (عادةً 7 سنوات).

الخطوة التالية

تفويض الموافقات ←