تذكيرات انتهاء الصلاحية
تتتبّع خزنة المستندات تواريخ انتهاء الصلاحية وتذكّر الأشخاص المناسبين قبل أن تنتهي الأمور — العقود، الاعتمادات، التراخيص.
ضبط انتهاء الصلاحية
عند رفع أو تحرير مستند، املأ تاريخ انتهاء الصلاحية. هذا كل شيء.
وتيرة التذكيرات
تنطلق التذكيرات بوتيرة قابلة للتهيئة:
- قبل 90 يوماً من انتهاء الصلاحية (افتراضي Enterprise) — لمالك المستند.
- قبل 30 يوماً — للمالك + مديره.
- قبل 7 أيام — للمالك والمدير والموارد البشرية.
- في اليوم نفسه — نفس المجموعة مع سطر موضوع "تنتهي اليوم".
يمكنك تغيير الوتيرة لكل فئة تحت Admin ← Document Categories.
تقويم الامتثال
تتجمّع كل حالات الانتهاء القادمة في تقويم الامتثال:
- الشريط الجانبي ← المستندات ← تقويم الامتثال.
- شاهد كل تجديد في الأشهر الستة المقبلة بنظرة واحدة.
- اضغط أي عنصر لفتح المستند.
تدفّق التجديد التلقائي
للمستندات التي تتبع نمط تجديد (تراخيص سنوية، اعتمادات ربع سنوية):
- افتح المستند.
- اضغط أعدّ التجديد التلقائي.
- اختر:
- وتيرة التجديد (سنوي / ربع سنوي / شهري)
- من المسؤول
- إزاحات التذكير
عندما يقترب التاريخ، تُنشَأ مهمّة تجديد تلقائياً مع الشخص المسؤول.
إعادة التعيين الجماعية
عندما يغادر شخص، تحتاج مستنداته المملوكة إلى مالك جديد. تحت المستندات ← الخزنة ← إعادة تعيين جماعية:
- صفِّ حسب المالك السابق.
- اختر مالكاً جديداً.
- طبّق.