תזכורות תפוגה
כספת המסמכים עוקבת אחר תאריכי תפוגה ומזכירה לאנשים הנכונים לפני שדברים פוקעים — חוזים, הסמכות, רישיונות.
הגדרת תפוגה
בעת העלאה או עריכת מסמך, מלאו תאריך תפוגה. זהו.
קצב תזכורות
תזכורות פועלות בקצב ניתן להגדרה:
- 90 ימים לפני תפוגה (ברירת מחדל Enterprise) — לבעל המסמך.
- 30 ימים לפני — לבעלים + למנהלם.
- 7 ימים לפני — לבעלים, למנהל ולמשאבי אנוש.
- ביום עצמו — אותה קבוצה עם נושא "פוקע היום".
ניתן לשנות את הקצב לכל קטגוריה תחת ניהול ← קטגוריות מסמכים.
לוח התאימות
כל התפוגות הקרובות מתגלגלות ל-לוח התאימות:
- תפריט צדדי ← מסמכים ← לוח תאימות.
- ראו כל חידוש ב-6 החודשים הקרובים במבט אחד.
- לחצו על כל פריט לפתוח את המסמך.
זרימת חידוש אוטומטי
למסמכים שעוקבים אחר דפוס חידוש (רישיונות שנתיים, הסמכות רבעוניות):
- פתחו את המסמך.
- לחצו הגדר חידוש אוטומטי.
- בחרו:
- קצב חידוש (שנתי / רבעוני / חודשי)
- מי אחראי
- היסטים של תזכורות
כשהתאריך מתקרב, משימת חידוש נוצרת אוטומטית עם האדם האחראי.
הקצאה מחדש בכמות
כשאדם עוזב, המסמכים בבעלותו צריכים בעלים חדש. תחת מסמכים ← כספת ← הקצאה מחדש בכמות:
- סננו לפי בעלים קודם.
- בחרו בעלים חדש.
- החילו.