דוחות הוצאות
דוחות הוצאות עובד — קבלות ← אישור ← החזר.
(ראו אישור הוצאות לצד תהליך האישור. המאמר הזה מכסה את מחזור החיים המלא.)
מחזור החיים
- עובד מגיש דוח עם קבלות.
- תהליך אישור רץ — מנהל ← כספים ← (אם גדול) CFO.
- כספים משלמים את ההחזר.
- הדוח נסגר.
הגדרת קטגוריות הוצאה
תחת ניהול ← קטגוריות הוצאה:
| קטגוריה | מאשר ברירת מחדל | מגבלה |
|---|---|---|
| נסיעות — טיסות | ראש מחלקה | $2,000 |
| נסיעות — ארוחות | מנהל | $80/יום |
| ציוד מתחת ל-$500 | מנהל | $500 |
| ציוד מעל $500 | + כספים | — |
| הכשרה | מנהל + L&D | $1,500 |
| אחר | + כספים | — |
מגבלות שמעליהן מאשרים נוספים מצטרפים. דמי כיס לקצבאות יומיות.
OCR קבלה
עובדים מעלים תמונת קבלה. מנוע OCR:
- מחלץ את הסכום הכולל.
- מחלץ את התאריך.
- מציע קטגוריה.
העובד מאשר או מתקן.
מעקב מול תקציב
לכל מחלקה יש תקציב לכל קטגוריה. לוח דוחות הוצאה מציג:
- הוצא בתקופה הזו מול תקציב.
- ממתין לאישור שיצרוך עוד.
- זמין להוצאה.
כשקטגוריה ב-90%, התראה הולכת לראש המחלקה.
החזר
לאחר אישור מלא:
- כספים ← הוצאות ← אושרו.
- סננו להצגת דוחות התקופה הזו.
- ייצוא בכמות ל-CSV שהבנק או מערכת החשבונאות שלכם מבינה.
- ברגע ששולם, סמנו כ-שולם — העובד רואה את עדכון הסטטוס.
החזרים יכולים להיות:
- מתווספים לשכר של החודש הבא.
- משולמים כהעברה נפרדת.
ברירת המחדל מוגדרת תחת ניהול ← הגדרות הוצאות.
דוחות
- הוצאה לפי מחלקה — פירוט הוצאות.
- הוצאה לפי עובד — מוציאים מובילים.
- שימוש דמי כיס — לצוותים עתירי נסיעות.
- תאימות קבלות — דוחות ללא קבלות (תזכורת רדיפה).