מכרזי מעטפה סגורה
רכש במגזר הציבורי ובמגזר פרטי גדול דורש לעיתים קרובות מכרז במעטפה סגורה — הצעות נשארות מוצפנות עד תאריך הפתיחה, ניקוד משוקלל מול קריטריונים מפורסמים, ומסלול ביקורת מלא.
יצירת מכרז
- רכש ← מכרזים ← מכרז חדש.
- מלאו את ההיקף:
- כותרת, תיאור.
- תקציב משוער (גלוי למגישים או מוסתר).
- תוצרים נדרשים, קריטריוני זכאות.
- הגדירו לוח זמנים:
- תאריך פרסום — מתי מגישים יכולים לראות.
- מועד אחרון להבהרות — היום האחרון לשאלות.
- מועד אחרון להגשה — הצעות סופיות פנימה.
- תאריך פתיחה — מתי הצעות מפוענחות.
- תאריך יעד להענקה — מועד החלטה אחרון.
- הגדירו קריטריוני ניקוד עם משקלים:
- יתרון טכני (40%)
- מחיר (40%)
- רקורד (20%)
הזמנת מגישים
שתי דרכים:
- מכרז פתוח — כל אחד עם הקישור יכול להגיש (טיפוסי למגזר ציבורי).
- בהזמנה בלבד — רק ספקים שנבחרו מראש.
לבהזמנה בלבד, הוסיפו ספקים והמערכת שולחת לכל אחד באימייל קישור ייחודי.
איך מגישים מגישים
מגיש:
- מקבל את קישור המכרז.
- סוקר היקף ושואל שאלות הבהרה ב-לוח שו"ת (גלוי לכל המגישים).
- מגיש את ההצעה שלו לפני המועד האחרון.
תוכן ההצעה מוצפן בצד הלקוח ומאוחסן מוצפן. אפילו צוות מומנטומפרו לא יכול לקרוא לפני פתיחה.
יום הפתיחה
בתאריך הפתיחה:
- פותחים מורשים (מוגדרים לכל מכרז) מתחברים.
- לוחצים פתח הצעות — דורש מספר חתימות פותח (בדרך כלל 2 מ-3).
- כל הצעה מפוענחת ומתגלית.
- המערכת מחילה אוטומטית קריטריוני ניקוד (איפה שאפשר) ומכינה מטריצת הערכה.
הענקה
לאחר סקירה:
- לחצו הענק על ההצעה הזוכה.
- בחרו סיבות להענקה.
- המערכת שולחת:
- מכתב הענקה לזוכה.
- מכתבי צער בכמות לאחרים.
- ההצעה הזוכה מומרת ל-PO.
מסלול תאימות
לכל מכרז יש מסלול ביקורת מלא:
- כל השו"ת.
- כל פעולת מגיש (פתח, הוריד, הגיש).
- אירוע הפענוח עם חתימות פותחים.
- מטריצת הניקוד.
- החלטת ההענקה והנימוק.
זה מה שמבקרים רוצים לראות — ניתן לייצוא כחבילת ביקורת PDF אחת.