מסמכי נכס ותפוגה
מסמכי נכס ותפוגה
לכל נכס ולכל חוזה שכירות יש לשונית מסמכים שבה הצוות שלכם יכול להעלות קבצים הקשורים לאותה רשומה — ולגרום למערכת להזכיר להם לפני שהם פוקעים.
מה אפשר להעלות
לשונית המסמכים משתמשת באותו כספת כמו שאר מומנטומפרו. קבצים נשמרים באופן פרטי בדיסק האחסון של הלקוח. אין הגבלת גודל לכל מסמך מלבד תקרת ההעלאה של 20MB.
עבור נכסים, הקטגוריות הזמינות הן:
- נסח טאבו (רישום מקרקעין)
- מסמך משכנתא / הלוואה
- תוכנית קומה
- היתר בנייה
- דו"ח שמאות
- דו"ח בדיקה
- פוליסת ביטוח
- ארנונה
- אגרות עירייה
- חשבון שירותים
- תמונה
- אחר
עבור חוזי שכירות:
- הסכם שכירות (החוזה החתום)
- צילום תעודת זהות שוכר
- פרוטוקול מסירה (מצב מעבר דירה / יציאה)
- דו"ח בדיקה
- פוליסת ביטוח
- תמונה
- חשבונית / קבלה
- אחר
העלאה
- בעמוד עריכת הנכס או החוזה, לחצו על לשונית מסמכים.
- לחצו העלאת מסמך.
- בחרו קטגוריה, תנו למסמך כותרת, ובחרו את הקובץ.
- אופציונלית הוסיפו תיאור, תאריך הנפקה, תאריך תפוגה, וכמה ימים לפני התפוגה תרצו שהתזכורת הראשונה תפעל (ברירת מחדל: 30 ימים).
- שמרו.
עבור קטגוריות שיש להן תפוגה משמעותית — ביטוח, היתרי בנייה, הסכמי שכירות, דוחות בדיקה, דוחות שמאות — השדה תוקף עד הוא חובה. הטופס לא יאפשר שמירה עד שתספקו תאריך.
איך תזכורות תפוגה עובדות
ברגע שלמסמך יש תאריך expires_at, פקודת DocumentRemindersCommand של הפלטפורמה (משימה מתוזמנת יומית) צופה בו ושולחת התראות בשלושה שלבים:
reminder_days_beforeימים לפני (ברירת מחדל 30) — האזהרה הראשונה.- 7 ימים לפני — תזכורת שנייה ודחופה יותר.
- ביום התפוגה — הודעה אחרונה.
כל התראה:
- מוסיפה שורה לווידג'ט "פוקע בקרוב" בלוח הראשי כך שהמסמך נמצא מול העובד האחראי כל בוקר.
- שולחת אימייל למשתמש שהעלה את המסמך ולעובד האחראי של הנכס (שהוגדר ביצירת הנכס).
- מייצרת התראה בתוך האפליקציה הנראית מאיקון הפעמון בפינה הימנית עליונה.
לאחר תפוגה, השורה נשארת בווידג'ט הלוח הראשי מסומנת כפג תוקף עד שתעלו חידוש או תמחקו את השורה.
סינון וחיפוש
בטבלת לשונית המסמכים יש פילטרים מובנים עבור:
- קטגוריה — צמצם לטאבו בלבד, לביטוח בלבד, וכו'.
- פוקעים תוך 30 יום
- פג תוקף
השתמשו בהם בעמוד עריכת הנכס כדי לזהות מה צריך חידוש בלי לעזוב את הנכס.
הרשאות
העלאה, עריכה ומחיקה של מסמכים מבוקרות על ידי אותן הרשאות נכס כמו הנכס עצמו. משתמש עם view_property אך לא update_property יכול לקרוא ולהוריד מסמכים על נכס אבל לא יכול להעלות חדשים או למחוק קיימים. ראו תפקידים והרשאות לפירוט המלא.