הרשאות מסמכים

לא כל מסמך צריך להיות גלוי לכל עובד. לכספת יש הרשאות מפורטות לכל מסמך, לכל תיקייה ולכל קטגוריה.

רמות נראות

בעת העלאה או עריכת מסמך, בחרו נראות:

נראות ברירת מחדל לכל קטגוריה

הגדירו ברירת מחדל הגיונית לכל קטגוריה:

• מסמכי משאבי אנוש → רק תפקיד משאבי אנוש
• חוזים → בעלים + מנויים (מנהל העובד + משאבי אנוש)
• מדיניות → ציבורי
• חוזי ספקים → תפקידי רכש + כספים

מוגדר תחת ניהול ← קטגוריות מסמכים ← [קטגוריה] ← נראות ברירת מחדל.

הרשאות ברמת תיקייה

תיקיות יורשות הרשאות לתוכן שלהן. אם תגדירו תיקייה כ"משאבי אנוש בלבד", כל מסמך בתוכה (נוכחי ועתידי) הוא משאבי אנוש בלבד.

ביקורת גישה

רוצים לדעת מי קרא מסמך רגיש?

1. פתחו את המסמך.
2. לחצו על לשונית יומן גישה.
3. ראו כל צפייה, עם חותמת זמן ומשתמש.

זה מופעל כברירת מחדל למסמכים בקטגוריות מוגבל ו-סודי.

כשהרשאות משתנות

אם אתם משנים נראות של מסמך:

• משתמשים שהייתה להם גישה קודם מאבדים אותה מיד.
• השינוי רשום ביומן הביקורת.
• התראה נשלחת לאנשים שאיבדו גישה (ניתן להגדרה).

שיקולי GDPR

מסמכים אישיים (תעודות עובדים, תעודות רפואיות) צריכים תמיד להיות מוגדרים ל-בעלים + מנויים במינימום. הפלטפורמה לא תאכוף זאת כברירת מחדל — זו האחריות שלכם כבקרי נתונים. יומן הפעילות עוזר לבקר תאימות.

השלב הבא

ספקים →