כספת המסמכים
כספת המסמכים היא המקום המרכזי לכל חוזה, תעודה, מדיניות וקובץ בארגון שלכם. בר-חיפוש, מנוהל בגרסאות, עם התראות תפוגה.
מה נכנס לכספת
- חוזי עובדים, NDA, הסכמי IP
- חוזי ספקים ו-SLA
- מדיניות וספרי הנהלים
- תעודות (הכשרה, רישיונות, ביטוח)
- מסמכי תאימות (הגשות לרגולטורים)
- כל דבר אחר ששווה לשמור עם מבנה
הוספת מסמך
- תפריט צדדי ← מסמכים ← כספת ← העלאה.
- הפילו קובץ (PDF, תמונה, מסמך Office).
- הגדירו:
- כותרת — איך הוא נקרא.
- קטגוריה — חוזים, מדיניות, תעודות וכו'.
- מקושר ל — עובד / ספק / פרויקט / נכס (אופציונלי אך מומלץ).
- תאריך תפוגה — לדברים שצריכים חידוש.
- שמרו.
חיפוש
חיפוש הכספת מהיר ומלא:
- שם קובץ, כותרת, קטגוריה
- בתוך PDF סרוקים — OCR רץ על כל העלאה
- ישות מקושרת (מצאו כל מסמך על Acme Corp)
הרשאות
לכל מסמך יש נראות:
- ציבורי לארגון — כל אחד יכול לקרוא.
- מחלקה בלבד — מוגבל למחלקה אחת.
- משאבי אנוש בלבד — מסמכי משאבי אנוש רגישים.
- בעלים + משתמשים מנויים — הכי מוגבל.
גרסאות
העלאה מחדש של קובץ עם אותה כותרת מבקשת: החלף כגרסה חדשה? בחרו כן לשמור את ההיסטוריה; לא להעלות כמסמך נפרד.