אישור בקשות חופשה
חופשה היא תהליך העבודה הנפוץ ביותר — כמעט לכל ארגון יש אחד. המדריך הזה מראה איך בקשות זורמות מהצוות למנהלים ואיך לטפל במקרים מיוחדים.
איך עובד מבקש חופשה
- מהלוח הראשי, לחצו בקשת חופשה (או תפריט צדדי ← החופשות שלי ← בקשה חדשה).
- מלאו:
- סוג חופשה — שנתית, מחלה, ללא תשלום, הורות וכו'. מוגדר על ידי משאבי אנוש.
- מ / עד — טווח תאריכים.
- ימים — מחושב אוטומטית מהטווח, ללא סופי שבוע וחגים.
- סיבה — הערה אופציונלית למנהל.
- קובץ מצורף — אופציונלי, למשל אישור רופא.
- שלחו.
הבקשה נכנסת לתהליך עבודה של בקשת חופשה.
מה המנהל רואה
כשבקשת חופשה נוחתת:
- היא מופיעה ב-מרכז האישורים של המנהל עם טיימר SLA.
- לוח השנה של הצוות מציג את התאריכים המבוקשים כ"ממתין".
- תצוגה מקדימה של יתרת חופשה מציגה מה נשאר אם הבקשה תאושר.
המנהל יכול:
- לאשר — הימים מנוכים מהיתרה.
- לדחות — עם סיבה.
- להציע תאריכים חלופיים — נפוץ כשיש קונפליקט כיסוי.
יתרת חופשה
לכל עובד יש יתרה לכל סוג חופשה. מוגדר תחת ניהול ← סוגי חופשה:
- קצב צבירה — למשל 1.75 ימים לחודש ל-21 ימים/שנה.
- כללי גלגול — כמה ימים שלא נוצלו מתגלגלים לשנה הבאה.
- איפוס סוף שנה — מתי לוח השנה מתאפס.
תקופות אסורות
ניתן לנעול תקופות מסוימות מחופשה (סוף שנה בקמעונאות, עונת בחינות). מוגדר תחת ניהול ← חופשה ← תקופות אסורות.
כשבקשה נופלת בתקופה אסורה:
- הטופס מזהיר את העובד בהגשה.
- המנהל רואה דגל אדום על הבקשה.
- המנהל עדיין יכול לאשר כחריג — העקיפה רשומה.
סנכרון לוח שנה
חופשה מאושרת מסונכרנת אוטומטית ל:
- לוח השנה של הצוות (גלוי לעמיתים).
- לוח השנה של גוגל או Outlook של כל עובד (אם מחובר).
- ווידג'ט "בקרוב" של הלוח הראשי.
מחלה
חופשת מחלה מטופלת בדרך כלל אחרת מחופשה שנתית:
- לרוב רטרואקטיבית (נכנסת לאחר העובדה).
- מאושרת אוטומטית עד מגבלה (3 ימים/חודש) ללא חתימת מנהל.
- אישור רופא חובה לאחר סף (למשל 5 ימים).
הכללים האלה הם לפי סוג חופשה, לא קבועים בקוד.