אישור הוצאות

דוחות הוצאות זורמים מהצוות למנהלים לכספים. מרכז האישורים מטפל בניתוב; המאמר הזה מכסה את מחזור החיים.

איך עובד מגיש הוצאה

1. מפורטל העובד, לחצו הוצאות ← דוח חדש.
2. מלאו:
   • כותרת — למשל "נסיעה לכנס בתל אביב — מרץ 2026".
   • תקופה — טווח תאריכים שמכוסה.
   • מטבע — רוב תהליכי העבודה ברירת מחדל למטבע הבסיס של הלקוח.
3. הוסיפו שורות לכל הוצאה:
   • תאריך, קטגוריה (נסיעה, ארוחות, ציוד), סכום, תיאור.
   • קבלה — העלו תמונה או PDF. OCR מחלץ אוטומטית את הסכום והתאריך אם זו תמונה נקייה.
4. שלחו.

תהליך אישור

תהליך עבודה טיפוסי להוצאות:

המאשר של כל שלב פותח את הדוח, סוקר כל שורה, ומאשר / דוחה / מבקש שינויים.

החזר

ברגע שאושר במלואו, הדוח עובר ל-ממתין לתשלום. כספים:

1. סננו הוצאות ← אושרו.
2. ייצוא בכמות לבנק או למערכת החשבונאות שלכם.
3. סמנו כ-שולם כשההעברה עוברת.

העובד רואה את עדכון הסטטוס בפורטל שלו.

OCR לקבלות

כשאתם מעלים קבלה:

• המערכת מחלצת את הסכום, התאריך ושם הספק.
• ממלאת מראש את השדות האלה עבורכם.
• ניתן לעקוף כל דבר שגוי.

זה חותך משמעותית בזמן הזנת נתונים. קבלות שנכשלות ב-OCR (כתב יד, מטושטש) פשוט צריכות הזנה ידנית.

דמי כיס

לנסיעות עם קצבאות יומיות:

1. ניהול ← קטגוריות הוצאה — הגדירו קטגוריית "דמי כיס" עם תעריפים ברירת מחדל.
2. בשורת דוח, בחרו "דמי כיס" — הסכום ממולא אוטומטית בהתבסס על מספר הימים.

תאימות

• כל אישור ודחייה רשומים ביומן הפעילות.
• קבלות נשמרות בכספת המסמכים, מקושרות לדוח ההוצאות.
• דוחות נשמרים לפי מדיניות השמירה שלכם (בדרך כלל 7 שנים).

השלב הבא

האצלת אישורים →