صلاحيات المستندات

ليس كل مستند يجب أن يكون مرئياً لكل موظف. تحتوي الخزنة على صلاحيات دقيقة لكل مستند ولكل مجلّد ولكل فئة.

مستويات الرؤية

عند رفع أو تحرير مستند، اختر الرؤية:

الرؤية الافتراضية لكل فئة

اضبط افتراضاً معقولاً لكل فئة:

• مستندات الموارد البشرية → دور الموارد البشرية فقط
• العقود → المالك + المسمَّون (مدير الموظف + الموارد البشرية)
• السياسات → عام
• عقود الموردين → أدوار المشتريات + المالية

مهيَّأ تحت Admin ← Document Categories ← [Category] ← Default visibility.

صلاحيات على مستوى المجلّد

ترث المجلّدات الصلاحيات لمحتوياتها. إذا ضبطت مجلّداً على "HR فقط"، فإن كل مستند بداخله (الحالي والمستقبلي) محدود لـ HR فقط.

تدقيق الوصول

تريد معرفة من قرأ مستنداً حسّاساً؟

1. افتح المستند.
2. اضغط لسان سجلّ الوصول.
3. شاهد كل مشاهدة، مع طابع زمني ومستخدم.

هذا مُفعَّل افتراضياً للمستندات في فئتي مقيَّد وسرّي.

عند تغيير الصلاحيات

إذا غيّرت رؤية مستند:

• يفقد المستخدمون الذين كانت لديهم صلاحية الوصول قبلاً ذلك على الفور.
• يُسجَّل التغيير في سجلّ التدقيق.
• يُرسَل إشعار إلى الأشخاص الذين فقدوا الوصول (قابل للتهيئة).

اعتبارات GDPR

يجب أن تُضبَط المستندات الشخصية (هويات الموظفين، الشهادات الطبية) دائماً على المالك + المسمَّون كحدّ أدنى. لن تفرض المنصّة هذا افتراضياً — هي مسؤوليتك بصفتك مراقب البيانات. يساعدك سجلّ النشاط على تدقيق الامتثال.

الخطوة التالية

الموردون ←