تقارير المصاريف
تقارير مصاريف الموظفين — الإيصالات ← الموافقة ← السداد.
(راجع الموافقة على المصاريف لجانب سير عمل الموافقة. يغطّي هذا المقال دورة الحياة الكاملة.)
دورة الحياة
- يقدّم الموظف تقريراً مع إيصالات.
- يعمل سير عمل الموافقة — المدير ← المالية ← (إذا كان كبيراً) CFO.
- تدفع المالية السداد.
- يُغلَق التقرير.
إعداد فئات المصاريف
تحت Admin ← Expense Categories:
| الفئة | الموافق الافتراضي | الحدّ |
|---|---|---|
| سفر — رحلات | رئيس القسم | $2,000 |
| سفر — وجبات | المدير | $80/يوم |
| معدّات تحت $500 | المدير | $500 |
| معدّات فوق $500 | + المالية | — |
| تدريب | المدير + L&D | $1,500 |
| أخرى | + المالية | — |
حدود يَنضمّ موافقون إضافيون فوقها. بدلات يومية للعلاوات اليومية.
OCR للإيصالات
يرفع الموظفون صورة إيصال. محرّك OCR:
- يستخرج الإجمالي.
- يستخرج التاريخ.
- يقترح فئة.
يؤكّد الموظف أو يصحّح.
التتبّع مقابل الميزانية
لكل قسم ميزانية لكل فئة. تعرض لوحة تقارير المصاريف:
- أُنفِق هذه الفترة مقابل الميزانية.
- بانتظار الموافقة الذي سيستهلك المزيد.
- متاح للإنفاق.
عندما تكون فئة عند 90%، يذهب تنبيه إلى رئيس القسم.
السداد
بعد الموافقة الكاملة:
- المالية ← المصاريف ← المعتمَدة.
- صفِّ لإظهار تقارير هذه الفترة.
- التصدير بالجملة إلى CSV يفهمه بنكك أو نظام محاسبتك.
- بمجرد الدفع، علّم كـمدفوع — يرى الموظف تحديث الحالة.
يمكن أن تكون السداد:
- مضافة إلى راتب الشهر التالي.
- مدفوعة كتحويل منفصل.
الافتراضي مهيَّأ تحت Admin ← Expense Settings.
التقارير
- المصاريف حسب القسم — تفصيل الإنفاق.
- المصاريف حسب الموظف — أعلى المنفقين.
- استخدام البدل اليومي — للفرق كثيرة السفر.
- امتثال الإيصالات — التقارير بدون إيصالات (تذكير المتابعة).