المطابقة الثلاثية

المطابقة الثلاثية هي ضابط المشتريات الذي يمنع الدفع الزائد والاحتيال والأخطاء الكتابية. الوثائق الثلاث المطابَقة هي:

1. أمر الشراء (ما طلبته)
2. إيصال السلع (ما تمّ تسليمه)
3. الفاتورة (ما يُحاسَبك عليه)

إذا اتّفقت جميعها، تُعتمَد الفاتورة تلقائياً للدفع. إذا لم تتّفق، يُثار استثناء.

كيف تعمل المطابقة

عند وصول فاتورة من مورد:

1. المشتريات ← الفواتير ← فاتورة جديدة (أو مستوردة تلقائياً عبر بوّابة المورد).
2. يطابق النظام الفاتورة مع PO وإيصال السلع.
3. إذا تطابق كل شيء → معتمد للدفع.
4. إذا لم يتطابق → استثناء — تراجع المشتريات.

استثناءات شائعة

حلّ الاستثناءات

لكل استثناء:

1. افتح الفاتورة.
2. اقرأ تقرير المطابقة (أي البنود لا تتّفق).
3. اختر:
   • اقبل التباين — اختلافات صغيرة مقبولة بسبب.
   • ارفض الفاتورة — أعدها للمورد مع شرح.
   • أنشئ PO تكميلي — للبنود المُضافة بشكل مشروع.

إعدادات التحمّل

تباينات الأسعار الصغيرة شائعة. اضبط التحمّل تحت Admin ← Procurement Settings:

• بدل تباين لكل بند — مثلاً 2% أو $50.
• بدل تباين إجمالي للفاتورة.

ضمن التحمّل → موافقة تلقائية. خارجه → استثناء.

مسار التدقيق

كل قرار مطابقة مسجَّل:

• معتمَد تلقائياً عند تباين $X، بأي قاعدة.
• مقبول يدوياً من قبل [مستخدم] بسبب "[السبب]".
• مرفوض، أُعيد للمورد.

هذه هي مادة التدقيق للمنظِّمين أو المدقّقين الخارجيين.

الخطوة التالية

مناقصات الظرف المختوم ←